โปรแกรมประมวลผลคำกลายเป็นหนึ่งในเครื่องมือซอฟต์แวร์ลายเซ็นของธุรกิจสมัยใหม่แทนที่ทั้งการเขียนด้วยลายมือและเทคโนโลยีเช่นเครื่องพิมพ์ดีดในสำนักงานส่วนใหญ่ ประโยชน์ของซอฟต์แวร์ประมวลผลคำรวมถึงความง่ายในการแก้ไขและความสามารถในการทำงานร่วมกันในการแก้ไขเอกสาร ถึงกระนั้นบางคนก็ชอบใช้เครื่องพิมพ์ดีดหรือเขียนด้วยมือเพื่อวัตถุประสงค์บางอย่างและบางคนใช้ซอฟต์แวร์การพิมพ์ทางเลือกเช่นโปรแกรมแก้ไขข้อความธรรมดา

นักข่าวที่จริงจังนั่งอยู่บนโต๊ะไม้โดยใช้อุปกรณ์ที่ทันสมัยและค้นหาข้อมูลสำคัญในอินเทอร์เน็ต นักเรียนกำลังเขียนบทความการใส่คีย์บอร์ดและดูที่หน้าจออย่างเข้มข้น

ข้อดีของการประมวลผลคำ

ซอฟต์แวร์ประมวลผลคำแรกมีการใช้งานอย่างแพร่หลายกับคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคลในทศวรรษ 1980 และความสำคัญของเครื่องมือประมวลผลคำเช่น Microsoft Word และ Google Docs ในสำนักงานจำนวนมากนั้นยากที่จะกล่าวเกินจริง

ซอฟต์แวร์ส่วนใหญ่แทนที่เครื่องพิมพ์ดีดด้วยเหตุผลหลายประการรวมถึงความง่ายในการแก้ไขและการขาดการบำรุงรักษาที่ค่อนข้างจำเป็นเมื่อเทียบกับเครื่องพิมพ์ดีดซึ่งต้องมีการบำรุงรักษาและการเปลี่ยนหมึก แป้นพิมพ์คอมพิวเตอร์มักมีเสียงดังน้อยกว่าเครื่องพิมพ์ดีดซึ่งอาจเป็นประโยชน์ในบางสภาพแวดล้อมเช่นกัน

โปรแกรมประมวลผลคำที่ทันสมัยช่วยให้ผู้ใช้หลายคนสามารถทำงานร่วมกันในการแก้ไขเอกสารได้ง่ายขึ้นซึ่งสามารถเพิ่มประสิทธิภาพสำหรับพนักงานสำนักงานและนักเรียน

ตัวประมวลผล Word ยังเปิดใช้งานตัวเลือกหลากหลายแบบอักษรสีข้อความและตัวเลือกการจัดรูปแบบอื่น ๆ ที่มักไม่พร้อมใช้งานสำหรับผู้ใช้ปลายทางด้วยอุปกรณ์อื่น ๆ หลายคนเสนอการตรวจสอบการสะกดคำในตัวและการตรวจสอบไวยากรณ์ซึ่งมีประโยชน์สำหรับการพิสูจน์อักษร

ข้อเสียของตัวประมวลผลคำ

โปรเซสเซอร์เวิร์ดไม่ได้แทนที่เทคโนโลยีเก่าทั้งหมดอย่างสิ้นเชิง นักเขียนบางคนชอบกระบวนการที่ช้าและมีกลไกของการใช้เครื่องพิมพ์ดีดหรือปากกาหรือดินสอบอกว่ามันช่วยให้พวกเขาคิดอย่างลึกซึ้งเกี่ยวกับคำที่พวกเขาใส่ลงบนหน้า

การใช้ซอฟต์แวร์ประมวลผลคำต้องใช้ช่วงเวลาการเรียนรู้ บางคนที่โตมาก่อนเวิร์ดโปรเซสเซอร์ต้องการใช้เทคโนโลยีที่เก่ากว่าเพื่อหลีกเลี่ยงช่วงการเรียนรู้ที่จำเป็นต่อการใช้งานคีย์บอร์ดเม้าส์และไอคอนในซอฟต์แวร์ประมวลผลคำ

ในบางกรณีเป็นการยากที่จะใช้โปรแกรมประมวลผลคำเพื่อกรอกแบบฟอร์มกระดาษที่มีอยู่เนื่องจากเป็นการยากที่จะทำให้เครื่องพิมพ์คอมพิวเตอร์จัดเรียงข้อความได้อย่างเหมาะสมโดยไม่ต้องเขียนโปรแกรมที่ซับซ้อน เครื่องพิมพ์ดีดบางครั้งใช้ในกรณีเหล่านี้เนื่องจากสามารถเรียงข้อความได้ตรงตามที่ต้องการ พวกเขายังสามารถใช้ในสภาพแวดล้อมที่ไม่มีคอมพิวเตอร์เช่นคุก

ในบางกรณีการใช้โปรแกรมประมวลผลคำหรือเครื่องมือดิจิทัลอื่น ๆ อาจทำให้เกิดความเสี่ยงด้านความปลอดภัย เครื่องพิมพ์ดีดบางครั้งใช้ในการจัดการเอกสารสำคัญเพื่อลดความเสี่ยงของการสอดแนมดิจิตอล ไม่มีสำเนาอิเล็กทรอนิกส์สำหรับแฮกเกอร์ที่จะค้นหาเมื่อมีการผลิตเอกสารด้วยเครื่องพิมพ์ดีด

เครื่องมือประมวลผลคำและโปรแกรมแก้ไขข้อความ

นอกเหนือจากโปรแกรมประมวลผลคำแล้วยังมีชนิดโปรแกรมที่แตกต่างกันเล็กน้อยสำหรับการป้อนข้อความที่พิมพ์ซึ่งเรียกว่าโปรแกรมแก้ไขข้อความ โปรแกรมคอมพิวเตอร์มักใช้โปรแกรมแก้ไขข้อความมีคุณสมบัติน้อยลงเช่นการเลือกแบบอักษรและการตรวจการสะกดและแทนที่จะเชี่ยวชาญในการรับข้อความลงในไฟล์ตรงตามที่ผู้ใช้พิมพ์

ตัวอย่างของเครื่องมือแก้ไขข้อความ ได้แก่ Notepad บน Microsoft Windows, TextEdit บนคอมพิวเตอร์ MacOS และเครื่องมือโอเพนซอร์ซ Emacs และ Vim